Digitale Einarbeitung neuer Mitarbeiter

Qualifizierte Mitarbeiter sind ein Kern guter Unternehmen. In Zeiten des Fachkräftemangels, stellt es eine besondere Herausforderung für das HR-Management dar. Dies lässt sich auch in den RecruitingTrends 2017 des Staufenbiel Instituts erkennen. Dieser Artikel beschäftigt sich daher mit der Frage: Wie kann ich neue Mitarbeiter digital einarbeiten?

Rund 86 Prozent der Unternehmen haben kaum finanzielle Mittel für Onboarding (Einarbeitungsprogramm). Studien wie beispielsweise von der Haufe Haufe Gruppe zeigen jedoch, dass dies ein wichtiger Punkt ist. Es konnte nachgewiesen werden, dass durch professionelles Onboarding die Mitarbeiterfluktuation enorm gesenkt werden kann. Diese professionellen Onboarding-Maßnahmen bewirken, dass ein neuer Mitarbeiter schnell und effektiv in das Unternehmen finden. Es geht also immer auch um Mitarbeiterbindung. Häufig findet sich jedoch der dicke Aktenordner oder ein kurzes Erstgespräch in der Praxis wieder. Es ist wenig verwunderlich, dass genau dies bei einigen Mitarbeitern zu Demotivation führt.

Die Mehrheit der Unternehmen setzt zu spät an

Zahlreiche Unternehmen haben mittlerweile ein eigenes Weiterbildungsprogramm, vergessen dabei aber die Einarbeitung. Auch wenn von diesen Unternehmen ein Handlungsbedarf gesehen wird, scheitert es oftmals bei der Suche nach einer geeigneten Lösung oder dem Budget. Aussagen wie: „Der neue Mitarbeiter wird sich schon irgendwie einfinden“, stellen keinen Qualitätsmaßstab dar. Nach dem Vorstellungsgespräch ist die Einfindungsphase noch nicht abgeschlossen, sondern beginnt gerade erst richtig.  Aus diesem Grund sollten Unternehmen die digitale Einarbeitung in Betracht ziehen. 

Wenig Unternehmen kennen digitales Onboarding

Lediglich 12 Prozent der Unternehmen setzten elektronische Hilfsmittel bei der Einarbeitung neuer Mitarbeiter ein. Der klassische Aktenordner, das Erstgespräch, Einarbeitungspläne oder Seminare werden nach wie vor mehr genutzt. Im digitalen Zeitalter bietet allerdings z.B. Tools, Apps und E-Learning neue Möglichkeiten dieses Problem anzugehen. Der Vorteil: Die Einarbeitung wird zusätzlich unterstützt, zeitunabhängig und ein einheitlicher Qualitätsstandard wird gefördert. Damit verbunden wäre der Prozess der Einarbeitung generell effizienter als aufwändige Seminare. Der Ausbilder oder erfahrene Kollege, der ursprünglich für diese Aufgabe abgestellt wurde, wird somit Ansprechpartner für weitergehende Fragen. Welche Motivation sollte ein erfahrener Kollege haben neue Mitarbeiter einzuarbeiten, wenn diese nach ein paar Monaten das Unternehmen verlassen? Die beiden Hauptfaktoren, die für eine digitale Einarbeitung sprechen, sind Kosten und Zeit.

Wie können diese Vorteile bereits mit geringem Budget genutzt werden?

Der erste Schritt startet damit, sich in dem Dschungel aus Tools, Apps und Möglichkeiten zurechtzufinden, um die passende Lösung zu finden. Um diese Aufgabe zu meistern empfiehlt sich eine Beratung, um einen Überblick der Kosten zu bekommen. Es ist nicht direkt ein eigenes System erforderlich, wie es oftmals falsch angenommen wird. Folgende Optionen können Sie bereits mit wenig Budget umsetzten, um die Einarbeitung digital zu unterstützen:

  • Firmeninternes Intranet
  • E-Book
  • Explainer Videos
  • Grafische Darstellungen in einem PDF-Dokument zusammenfassen
  • QR Codes mit hinterlegten Infos (z.B. Sicherheitsanweisung)
  • Einarbeitungsforum über das Intranet oder einen individuellen Link
  • Geeigneter Online-Kurs
  • Cloud Speicher für wichtige Dokumente
  • Digitaler Leitfaden mit interaktiven Checklisten

Ein weiterer Schritt in Richtung Digitalisierung besteht im Transfer von Informationen analoger Art auf eine webbasierte Oberfläche. Hier können z.B. Formulare, FAQs, Wikis oder sonstige Informationen hinterlegt werden. Damit erspart sich ein Unternehmen auch Berge von Papieren.

Digitaler Vorsprung

Auch wenn einige klassische Einarbeitungsprogramme gut funktionieren, müssen diese immer wieder auf Aktualität geprüft und angepasst werden. Dies ist wieder ein großer Zeitfaktor. Ein digitales Onbaording lässt sich in der Regel mühelos und schnell verändern, aktualisieren oder erweitern. Zeitgleich verschafft sich das Unternehmen damit einen Attraktivitätsbonus für die Generation Z, über die wir bereits in einem früheren Blogbeitrag geschrieben haben. Durch Lern-Plattformen können die personellen Ressourcen statt für die Beaufsichtigung dann für strategische Anliegen genutzt werden.

Fazit zur digitalen Einarbeitung

Es lässt sich auch mit wenig Budget ein eigenes Onboarding Programm schaffen. Besonders für KMUs bieten sich somit zahlreiche sinnvolle Möglichkeiten. Die hier beschriebenen Vorschläge sind natürlich nur ein Teil. Doch bereits hier wird deutlich, dass sich für Unternehmen und Mitarbeiter neben der Flexibilität nachweisbar Kosten und Zeit einsparen lassen. Dies bedarf einer gründlichen Analyse im Vorfeld, um auch tatsächlich die passende Lösung zu finden. Ein Bonus bietet digitale Einarbeitung für die jüngere Generation Z, um diese langfristig an das eigene Unternehmen zu binden. Daher zahlt sich die Investition in eine effiziente und moderne Einarbeitung neuer Mitarbeiter für kleine und große Unternehmen definitiv aus.

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